Word保護文件功能全應用

啟用「保護文件」功能,不必擔心內容被竄改!

作者:蕭浩森 kc_hsiao@hmg.com.tw

有句話說的好:「讓專業的人做專業的事」,尤其是在這個愈來愈講求分工合作的年代,文件的產生也往往需要集結各個專業領域人士的智慧結晶。當然,將所有文件草稿彙整好交由一個人整合是最常見的作法,簡單的資料透過電話或E-mail聯繫或許可以直接溝通,但是,有時候數據資料是散佈在文件內容之間,電話裡講不清楚,那乾脆直接把文件寄過去讓對方自己填完吧!只不過,好不容易編輯完、排完版的其它文件內容,對方會不會不小心誤刪或是修改了原有的內容呢?

為了避免發生這種情況,Word提供了「保護文件」功能,除了讓你在共同編撰文件的過程中,不用害怕、擔心原有的內容被刪除或修改外,還可以搭配「樣式設定」、「插入註解」,甚至是「權限(IRM)」功能,來為文件提供最佳的安全保護!


↑氣泡拉線:保護文件可以讓其他使用者隨意加上註解,而不必擔心會不會修改到原有的內容。

開啟「保護文件」功能

「保護文件」是Microsoft Word 2003所新增加的功能,最大的用途在於當文件被設定為唯讀等保護模式時,可以指定文件中某部份不受修改限制,例如某個段落區塊、標題、表格、單字等,甚至賦予每個人擁有變更文件中特定內容的權力,對於需要進行多人編修工作或多重審核的作業而言,是相當不錯的工具!


↑1.開啟您要設定保護的Word文件後,點選「工具」/ 「保護文件」。


↑2.啟動後,文件右方會出現「保護文件」工作窗格,所有的設定都在這個窗格中完成。


↑3.你可以全選整份文件內容或是選取部份內容來作為保護目標,在這裡為了方便教學,我們將文件的標題反白,並勾選「保護文件」工作窗格內「格式設定限制」、「編輯設定」內所有的預設選項來做練習。


解除保護文件需輸入密碼

Word 2003的「保護文件」是採用輸入密碼的方式來進行內容不受刪除、修改的保護,因此,在使用保護文件的功能時,除非只是要做單純的審核動作,需選擇保護整份文件,否則請記得一定要將開放編輯的部份反白選取起來,除此之外,請使用自己容易記得的密碼,一旦忘了密碼,當然不是完全沒有解開的辦法,但聽說要處理起來也是相當麻煩的!


↑1.設定完成後,點選下方的「是,開始強制保護」,這時會跳出保護方式選擇視窗,選擇「密碼」保護方式,輸入兩次密碼後按下「確定」。


↑2.剛才反白的部份,現在已出現淡黃色的底色,代表這裡是可供修改的部份。試試看修改文件的其他部份,並觀察左下方的狀態列出現什麼字樣。


↑3.要解除文件保護功能,請點選「工具」 / 「解除文件保護」,或是點選右邊工作窗格下方的「停止保護」,輸入密碼後即可解除文件保護。


與「樣式設定」的功能結合

除了最基本的保護功能外,「保護文件」也可以和「樣式設定」功能結合,像是假如你希望編輯這份保護文件的人,只能使用某些特定樣式,例如延續前面的文件內容來套用相同的標題大小、字型顏色、段落行距等,那麼,除了預設的樣式外,也可以自己定義新樣式來強制別人使用。


↑1.在右方的工作窗格中,點選「保護文件」後會出現下拉式選單,接著選擇「樣式與格式」。


↑2.在這裡會顯示所有已設定過或是可用的樣式清單,點選「新樣式」後跳出樣式編輯視窗,為了易於辨認我們所新增的樣式,可以替新樣式取個好記又特別的名稱。


↑3.點選工作窗格上方的往左箭頭回到上一頁,接著選擇「格式設定限制」中的「設定值」,尋找一下剛剛設定好的樣式並勾選起來。


↑4.當設定好文件保護之後,點選工作窗格中的「可用樣式」,出現了剛才設定好的新樣式,表示此樣式將可以在這份保護文件內使用。


與「插入註解」功能結合

有時候一份重要文件需要經過多重審核作業,因而必須開放審核者加註的權限,但卻又怕整份文件內容因不甚操作而遭到變更。「保護文件」功能亦提供了讓審核人員可以針對文件需要修改的地方加上註解(即「插入」功能表中的「註解」指令),且完全不用怕會修改到原本的內容。


↑1.將工作窗格中「編輯限制」勾選取消,此時會跳出視窗詢問是否要移除略過的意外,如果選擇「是」,則會移除剛才已套用的保護格式。


↑2.接著點選「編輯限制」內的下拉式選單,選擇「註解」,並記得勾選「僅允許在文件中使用此類型的編輯方式」。


↑3.當設定好文件保護之後,除了已設定過的例外範圍,其他的文件內容雖然無法修改,但都可以加上「註解」。


針對不同使用者給予不同的修改權限

前面已提到了「保護文件」可以針對不同使用者給予不同的文件修改權限,然而為了安全起見,新增的使用者名稱必需先通過Microsoft「資訊版權管理(IRM)」的驗證,相關的驗證方式可以點選「保護文件」工作窗格下方的「限制權限」,來獲得更多有關權限的資訊。


↑1.點選工作窗格中「編輯限制」內的「更多使用者」,在這裡可以新增使用者的帳號或電子郵件,若要設定多位使用者則可以用「;」分號格開。


↑2.設定完成後,除了「群組」內多了剛剛新增的使用者,下方也出現了「個人」選單。


↑3.無論是「群組」或「個人」,都可以獨立設定該使用者在瀏覽或編輯受保護的文件時,該如何尋找或顯示可編輯內容的方式。


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異想夢遊

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