Word保護文件 @ 異想夢遊

Word保護文件功能全應用

啟用「保護文件」功能，不必擔心內容被竄改！

作者：蕭浩森 kc_hsiao@hmg.com.tw

有句話說的好：「讓專業的人做專業的事」，尤其是在這個愈來愈講求分工合作的年代，文件的產生也往往需要集結各個專業領域人士的智慧結晶。當然，將所有文件草稿彙整好交由一個人整合是最常見的作法，簡單的資料透過電話或E-mail聯繫或許可以直接溝通，但是，有時候數據資料是散佈在文件內容之間，電話裡講不清楚，那乾脆直接把文件寄過去讓對方自己填完吧！只不過，好不容易編輯完、排完版的其它文件內容，對方會不會不小心誤刪或是修改了原有的內容呢？

為了避免發生這種情況，Word提供了「保護文件」功能，除了讓你在共同編撰文件的過程中，不用害怕、擔心原有的內容被刪除或修改外，還可以搭配「樣式設定」、「插入註解」，甚至是「權限(IRM)」功能，來為文件提供最佳的安全保護！

↑氣泡拉線：保護文件可以讓其他使用者隨意加上註解，而不必擔心會不會修改到原有的內容。

開啟「保護文件」功能

「保護文件」是Microsoft Word 2003所新增加的功能，最大的用途在於當文件被設定為唯讀等保護模式時，可以指定文件中某部份不受修改限制，例如某個段落區塊、標題、表格、單字等，甚至賦予每個人擁有變更文件中特定內容的權力，對於需要進行多人編修工作或多重審核的作業而言，是相當不錯的工具！

↑1.開啟您要設定保護的Word文件後，點選「工具」/ 「保護文件」。

↑2.啟動後，文件右方會出現「保護文件」工作窗格，所有的設定都在這個窗格中完成。

↑3.你可以全選整份文件內容或是選取部份內容來作為保護目標，在這裡為了方便教學，我們將文件的標題反白，並勾選「保護文件」工作窗格內「格式設定限制」、「編輯設定」內所有的預設選項來做練習。

解除保護文件需輸入密碼

Word 2003的「保護文件」是採用輸入密碼的方式來進行內容不受刪除、修改的保護，因此，在使用保護文件的功能時，除非只是要做單純的審核動作，需選擇保護整份文件，否則請記得一定要將開放編輯的部份反白選取起來，除此之外，請使用自己容易記得的密碼，一旦忘了密碼，當然不是完全沒有解開的辦法，但聽說要處理起來也是相當麻煩的！

↑1.設定完成後，點選下方的「是，開始強制保護」，這時會跳出保護方式選擇視窗，選擇「密碼」保護方式，輸入兩次密碼後按下「確定」。

↑2.剛才反白的部份，現在已出現淡黃色的底色，代表這裡是可供修改的部份。試試看修改文件的其他部份，並觀察左下方的狀態列出現什麼字樣。

↑3.要解除文件保護功能，請點選「工具」 / 「解除文件保護」，或是點選右邊工作窗格下方的「停止保護」，輸入密碼後即可解除文件保護。

與「樣式設定」的功能結合

除了最基本的保護功能外，「保護文件」也可以和「樣式設定」功能結合，像是假如你希望編輯這份保護文件的人，只能使用某些特定樣式，例如延續前面的文件內容來套用相同的標題大小、字型顏色、段落行距等，那麼，除了預設的樣式外，也可以自己定義新樣式來強制別人使用。

↑1.在右方的工作窗格中，點選「保護文件」後會出現下拉式選單，接著選擇「樣式與格式」。

↑2.在這裡會顯示所有已設定過或是可用的樣式清單，點選「新樣式」後跳出樣式編輯視窗，為了易於辨認我們所新增的樣式，可以替新樣式取個好記又特別的名稱。

↑3.點選工作窗格上方的往左箭頭回到上一頁，接著選擇「格式設定限制」中的「設定值」，尋找一下剛剛設定好的樣式並勾選起來。

↑4.當設定好文件保護之後，點選工作窗格中的「可用樣式」，出現了剛才設定好的新樣式，表示此樣式將可以在這份保護文件內使用。

與「插入註解」功能結合

有時候一份重要文件需要經過多重審核作業，因而必須開放審核者加註的權限，但卻又怕整份文件內容因不甚操作而遭到變更。「保護文件」功能亦提供了讓審核人員可以針對文件需要修改的地方加上註解(即「插入」功能表中的「註解」指令)，且完全不用怕會修改到原本的內容。

↑1.將工作窗格中「編輯限制」勾選取消，此時會跳出視窗詢問是否要移除略過的意外，如果選擇「是」，則會移除剛才已套用的保護格式。

↑2.接著點選「編輯限制」內的下拉式選單，選擇「註解」，並記得勾選「僅允許在文件中使用此類型的編輯方式」。

↑3.當設定好文件保護之後，除了已設定過的例外範圍，其他的文件內容雖然無法修改，但都可以加上「註解」。

針對不同使用者給予不同的修改權限

前面已提到了「保護文件」可以針對不同使用者給予不同的文件修改權限，然而為了安全起見，新增的使用者名稱必需先通過Microsoft「資訊版權管理(IRM)」的驗證，相關的驗證方式可以點選「保護文件」工作窗格下方的「限制權限」，來獲得更多有關權限的資訊。