透過立體圖表,快速說明資料關係

美化圖表的小技巧

作者/蕭浩森 kc_hsiao@hmg.com.tw

在一份專業的報告文件中,將部份數據予以圖形化,會比整份都是滿滿的文字更容易閱讀,尤其以一般人的閱讀習慣而言,拿到一份文件時通常會先將目光聚焦在圖片上,好的統計圖表不僅能準確傳達資料內容,更能讓管理者從中分析出某些隱藏意義或趨勢,以做出對公司有幫助的決策。一談到Excel的統計圖表製作,相信許多人應該不會陌生,先利用Excel本身強大的計算功能列出數值表格,再直接選定範圍將數字轉為圖表,操作簡單容易上手,對於想自行繪製圖表的初學者來說,是一套相當有用的工具。

本單元的內容並非圖表製作的基礎教學,而是希望示範一些修改或調整圖表的小技巧,例如圖表內容的修改、美化、和同步更新等功能,這些技巧其實不難,但平常如果沒有對圖表有特別研究,一時之間可能還不清楚要怎麼改或到哪裡改,學會這些技巧,不只能讓你的圖表的專業度加分,還可以加快你製作圖表的速度。當然,關於Excel的圖表製作可是一門大學問,礙於篇幅限制,無法羅列出所有的密技,假如對於圖表的製作有興趣,自己不妨也多加嘗試各種功能吧!


氣泡拉線:善用一些小技巧修改圖表格式與內容,可讓你的圖表專業度迅速加分。

修改圖表顏色與圖案

雖然在Microsoft Excel裡提供了許多圖表類型,但這些預設的圖表格式看起來總覺得有些單調,尤其是顏色上更是過於呆板。其實在Excel也提供讓使用者自行修改資料點圖案和圖表背景的功能,不只可以調整顏色,還可以插入其他圖片,讓你的圖表看起來更加生動活潑!


1.開啟一個新的圖表,點選資料數列後,按下滑鼠右鍵選擇「資料數列格式。


2.選擇「圖樣」/「區域」/「填滿效果」後,便可修改資料的顏色與材質,由於我們是選擇自訂圖案,因此請點選「填滿效果」裡的「圖片」/「選取圖片」,選擇好後按下「插入」,最後並選擇「堆疊且縮放」的圖片格式。


3.現在已成功將資料點改成以圖片方式呈現,如果要修改圖表的底色,請點選「繪圖區」裡的「繪圖區格式」,修改方式與前一步驟類似。


4.搭配適當的圖片或顏色,可讓你的圖表更加賞心悅目。

細部調整圖表的立體效果

除了平面的圖表,Excel裡的立體圖表類型,也是許多人經常用來將數據圖形化的選擇之一。雖然Excel所製作出來的立體效果仍然比不上其他專業軟體,但由於操作簡單,加上又附有直覺式的微調功能,即使你不曾學過任何的3D繪圖軟體,也都能輕易修改圖表外觀,強化立體圖表的視覺效果。


1.點選圖表後按下滑鼠右鍵,選擇「圖表類型」,這裡我們先將原本的資料圖表改成「立體群組的直條圖」。


2.為了讓使用者自行調整立體圖表的呈現效果,Excel提供了相當具有彈性的圖表修改方式。請點選圖表,按下滑鼠右鍵後選擇「檢視立體圖表」。


3.在「立體檢視」功能中,可調整圖片的上下仰角、左右的旋轉角度、以及遠近景深,強化圖表的視覺張力。

刪除、新增、移動資料列

圖表製作完成後,經過一段時間資料可能會有所更新,例如資料項目的新增或刪除,如果你先前已花費了許多心思將圖表微調和美化過,一定會希望能延用這些已調整好的圖表格式,在這裡就是要教你用更快速的更新圖表內容,當遇到原資料項目的刪減時,就不必再重新繪製新的圖表了。


1.如果要刪除圖表中的某個資料點,直接點選該圖案後按下「Delete」鍵刪除即可。


2.若有新的資料要加入到圖表中,請點選圖表後按下滑鼠右鍵選擇「來源資料」,在「資料範圍」欄位中重新選擇欄位。


3.另一種新增資料到圖表的方法,是先選擇圖表,再直接將滑鼠游標移到新舊資料欄位的交界處,當滑鼠游標變成圖案時,按住左鍵將資料來源的範圍延伸至新資料的欄位。


4.若要修改圖表中各資料點的順序,請點選任一個資料點後按下滑鼠右鍵選擇「資料數列格式」/「數列順序」,便可移動數列資料的排列順序。

同步更新圖表標題

一篇文章要有標題,一張圖表自然也不能漏掉標題,尤其當圖表存成圖檔轉貼到其他文件內容時,加上標題能讓閱讀者快速掌握圖表內容。在這裡所要示範的,是讓圖表標題能自動隨著資料來源的標題內容而快速更新,學會這個小技巧後,你也可以在圖表其他的內容上自由發揮,讓圖表的更新更有效率。


1.點選圖表後按下滑鼠右鍵,選擇「圖表選項」,接著在「標題」頁籤中的「圖表標題」欄位輸入標題文字,並按下「確定」。


2.此時在圖表中會出現剛才輸入的「圖表標題」,點選後輸入「=」,並點選欲同步的儲存格內容,最後按下「Enter」。


3.若依上述的步驟操作,現在的圖表標題所代表的應該是類似「Sheet3!$B$3」,表示圖表標題裡的內容應該已經和該儲存格同步,你可以任意修改儲存格的內容來測試看看。

製作子母圓形圖

要表達資料之間的比例關係,圓形圖或圓餅圖是最適合的圖表類型,然而如果要在某一塊內容裡再細分出其他項目,許多人會以組合兩塊圓形圖來呈現。Excel裡其實提供了相當好用的子母圓形圖,只要經過適當的設定,便可以快速呈現兩份相關連的資料其各自的比例關係。


1.請先將圖表類型選擇為「子母圓形圖」。若選取的範圍是散佈在工作表裡的多個欄位,請先將第一個部份B7~C13選擇起來,並按住「Ctrl」點選B16,接著放開「Ctrl」後按下「Shift」並點選C20,如此便可同時選取多個分散的欄位。


2.由於預設的子母圓形圖無法呈現我們所要表現的資料關係,因此請點選圖片後按滑鼠右鍵開啟「資料數列格式」選單。


3.接著請選擇「選項」頁籤,修改「第二區域包含之前的」的數值為5,代表小圖的部份是由最後5個儲存格所組成。


4.修改完子母圓形圖的呈現方式後,只要將「其他」改成我們要的文字內容,就算是大功告成了。


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